Office Branding Különdíj
Rövid bemuatkozás
A Boehringer-Ingelheim multinacionális gyógyszergyár, Magyarországon 50 fő irodai dolgozóval végzi munkáját. Az állandó irodai munkatársak támogató funkciót töltenek be, a területen dolgozók bizonyos rendszerességgel legfőképp megbeszéléseken, céges eseményeken fordulnak elő az irodában.
Smart office, hatékonyság, digitális megoldások – így dolgozik a Boehringer Ingelheim magyarországi képviselete az új budapesti irodájában
A jövő irodája néhány percre a belvárostól található, a Duna partján, üdítő zöld környezetben, remek közösségi közlekedési lehetőségekkel. Az új iroda pontosan olyan okos, barátságos, családias légkört sugárzó, biztonságos munkahely, amely a világon mindenhol jellemzi a Boehinger Ingelheim székházait.
A vállalat magyarországi fióktelepe természetesen igyekezett helyi sajátosságokkal, ötletekkel színesíteni a világszínvonalú standardot. Az új iroda terveinek alapjait az ingelheimi Additional Spaces tette le, a végleges formát a magyar Finta Stúdió a helyi előírások, szabványok és ízlés figyelembe vételével álmodta meg.
Az új iroda sztorija
Minden munkahelynek megvan a maga sztorija, így van ez a Boehringer Ingelheim magyarországi irodájának esetében is. Amikor a vállalat menedzsmentje az új irodába költözésről elkezdett gondolkodni, a COVID-19-járványnak még nyoma sem volt Magyarországon. A beruházás hihetetlenül gyors ütemben valósult meg-¬ a tervezés 2019 szeptemberében kezdődött és 2020. július 22-én a kollégák már birtokba is vehették az új irodát. Csupán néhány háztömbnyire költözött a cég, mégis azt mondhatjuk, hogy ég és föld a különbség. Akkor még nem gondoltuk, hogy az új iroda tervezési koncepciója ennyire megfelel a jelenlegi helyzetnek.
Ezért döntött a menedzsment a váltásról
A régi irodához még több mint két évig élt a bérleti szerződés, ám szükség volt egy kimondottan 21. századi, modern és okos munkahelyre. Az irodaház tulajdonosával folytatott tárgyalások után létrejött az új megállapodás, amely éves szinten jelentős megtakarítást tesz lehetővé a vállalat magyarországi székhelye számára. A költözés során lényeges szempont volt, hogy a korábbi kétszintes elhelyezkedés helyett most már egy emeleten, egy légtérben dolgozhasson mindenki.
Így dolgoztak az Ambassadorok
A menedzsmentet a kollégákból álló önkéntes Ambassador csapat már az első tervrajzok véleményezésétől kezdve segítette saját ötletekkel. Összegyűjtötték a kollégák meglátásait és véleményét, valamint folyamatosan tájékoztatták őket a projekt állásáról.
Az új munkahely egyik legnagyobb előnye, hogy mindenki a magáénak érezheti, hiszen annak kialakításakor a menedzsment figyelembe vette a kollégák javaslatait – a bútorok újrahasznosításától kezdve a színvilág kiválasztásáig. Az Ambassadorok szinte mindenről megszavaztatták a dolgozókat: például ennek eredményeként győzött végül a faszínű bútor, vagy a türkiz színű paraván. Arra is lehetett voksolni, hogy a tárgyalóknak mi legyen a neve, sőt a kollégák még bútorbeszállítókat is javasolhattak. Szavazás eredményeként a tárgyalók magyar őshonos kutyákról kapták a nevüket, és ennek megfelelően az intimitást biztosító matricákat. Természetesen az irodai szabályok kidolgozásában szintén tevékeny szerep hárult az Ambassadorokra.
Okok, amiért a díjra érdemes
Ezt tudja az új munkahely
A 750 négyzetméteres open-iroda két fő egységre oszlik: egyéni munkaterületre és együttműködési területre. Az 50 munkatárs számára 39 munkaállomást alakítottunk ki, viszont a COVID-19 járvány miatt jelenleg 22-öt lehet használni, hogy tartani lehessen a kötelezően előírt távolságot. Mindez az intelligens munkaszervezés és munkavégzés, valamint a hatékonyság növelésének az alapkoncepciójaként született meg. A digtális technikával felszerelt tárgyalók hibrid munkavégzésre is lehetőséget adnak.
A home office rendszert már a koronavírus-járvány kitörése előtt a legtöbb cégnél bevezették. A rendkívüli állapotok során továbbnőtt ennek a munkamódszernek a létjogosultsága, ezért a home office a jövőben mindennapos, bevett munkamódszerként marad a vállalat életében. Az irodatér kialakításának koncepciója tökéletesen megfelel annak a változásnak, hogy az iroda elsődlegesen a közösségi élet színtere, a kooperáció, kollaboráció helyszíne, amely kiegészíti az otthoni munkavégzést. A modern technika és digitális környezet kialakítása elsődleges szempont volt, hogy megfeleljünk az új kihívásoknak. Ideje volt szakítani a „mindenkinek saját munkaállomást” pazarló, nem költséghatékony rendszerrel. Így a kollégák mostantól jóval nagyobb hangsúlyt tudnak fektetni a csapatmunkára és a projekt-szemléletre. Ugyanakkor a névre szóló darabok pl székpántok, bögrék, egyéb apró beköltözési ajándéktárgyak intimitást is biztosítanak.
A munkaállomások a hatalmas ablakoknak köszönhetően remekül megvilágítottak, a fókusz szobák, a tárgyalók közepén üvegfalakkal vannak elválasztva. Az új irodában van egy hatalmas, exkluzív tárgyalóterem, de az összes tárgyalóterem videó- és audiokonferenciák megtartásához szükséges eszközökkel tökéletesen felszerelt, így biztosítva az otthonról vagy külső területről dolgozók tökéletes kommunikációját.. A csapatmunkákhoz kijelölt rész nemcsak íróasztallal és székekkel, hanem kényelmes fotelekkel és kanapéval van bútorozva, amely kényelmes légkört nyújt a munkához.
Az irodában kialakítottunk egy konyhával felszerelt étkezőt, - tapasztalat ugyanis azt mutatja, hogy a munkatársak szívesen ebédelnek és kávéznak együtt. A kikapcsolódást pedig továbbsegíti, hogy kellemes perceket lehet eltölteni a téli kertben vagy a saját teraszon, ahonnan gyönyörű a kilátás nyílik a Dunára és a Nemzeti Színházra.
Úgy gondoljuk, hogy egy olyan 21. századi, minden kolléga számára vonzó környezetet teremtettünk együttműködve a kollégákkal, ahol a modern technika és otthonos légkör kiváló hátteret nyújt a különböző munkastílusokra vagy módokra, amely feldobja az otthoni munkavégzés esetleges monotonitását.