Hogyan tervezzünk professzionális irodát a 21. században? Íme a válaszok!

A Blue Business Interior a magyar irodapiac egyik meghatározó szereplője, amely a hazai irodakultúra fejlődéséhez is jelentős mértékben hozzájárult. Most az elmúlt évtizedek fejlődéséről, a szakma professzionális alapvetéseiről és a trendekről beszélgettünk Kis Károly ügyvezető partnerrel.

– Mióta van jelen a Blue Business Interior a magyar irodapiacon, és milyen izgalmas referenciákat említhetünk, amelyek jól reprezentálják az Önök munkáját?

– Cégünk gyökerei 1991-ra nyúlnak vissza, amikor Steelcase képviseleti irodaként kezdtünk. A Blue Bussines Interior Kft., mint magyar tulajdonú cég, 15 évvel ezelőtt 2000 januárjában jött létre a Steelcase iroda átvételével. Az azóta tartó töretlen és kitartó munkánk eredményeként büszkék vagyunk a piacvezető szerepünkre. Ma már elmondhatjuk, hogy a Blue egy „SpaceWare” cég, azaz felhalmoztunk minden olyan kompetenciát, ami a munkatérrel kapcsolatos kérdésekben tud segíteni. Az elmúlt években a pénzügyi-tanácsadó szektorban volt nagyobb mozgolódás, így részt vettünk a PWC, a KPMG és a Deloitte új székházának kialakításában, ami magában foglalta a terek újragondolását, a stratégiai tértervezést és a tanácsadást is. Szép projekteket zártunk még a Leasplan-nél, a Diageo-nál, a Harmann-nál, az MSX-nél és az Exon-nál. Ezeken a projekteken keresztül több ezer ember munkahelyét tettük használhatóbbá, egészségesebbé, ami örömmel tölt el bennünket.

– Magyarországon a kereskedelmi ingatlanpiac, és azon belül az irodapiac is hatalmas változáson ment keresztül az elmúlt 25 évben. Hogyan fejlődött eközben az irodatervezés és -kialakítás kultúrája, ha egyáltalán voltak korábban professzionális szakemberek ezen a szakterületen?

– A 90-es évek közepéig főleg belsőépítészekre és lakberendezőkre bízták a cégek az új irodájuk kigondolását: a belsőépítész egyéni ötlete, kreativitása volt a mérvadó. Később megjelentek a bútorgyártók a saját szoftvereikkel, amik lehetővé tették, hogy sokkal gyorsabban és szakmai alapon reagáljanak az ügyfelek igényeire, ráadásul ingyen biztosították ezeket az alaprajzokat. A 2000-es évek elején néhány belsőépítész bővítette szolgáltatásait, mint kívülálló harmadik, a tervezésen felül a tendereztetéseket és a műszaki képviseletet is vállalta. Ezek a tervezések még mindig létszámalapúak voltak – azaz ahány dolgozó, annyi asztal, plusz néhány tárgyaló –, és többnyire l’art pour l’art módon történtek.

Az elmúlt néhány évben paradigmaváltáson megyünk keresztül az irodatér megítélése kapcsán. Ennek két fő mozgatórugója van. Az egyik a disztruptív technológiák (okos ketyerék, felhőalkalmazások stb.), amik egyre mobilisabbá tesznek bennünket, a másik az új generációs munkavállalók, akiket más környezettel lehet motiválni, mint az eddigi hagyományos iroda. Ma a tervezés két fő részre szakadt. Először egy stratégiai tértervezésre van szükség egy olyan céggel, akinek megvan az ehhez szükséges tudása, tapasztalata, eszközei és „insight”-jai. Ez a művelet a teret egy „Eco System”-ként kezeli és figyelembe veszi a cégen belüli interakciókat, tényleges térkihasználtságokat, alternatív munkavégzési módokat, technológiai lehetőségeket, a vezetők jövőképét, a cégkultúrát stb. Ha ezek az alapelvek, térfunkciók megvannak, kezdődhet a belsőépítészet, azaz a stratégiai terv felöltöztetése kreatív és műszaki alapon.

– A 21. század hatalmas technológiai változásokat hozott, szinte egy új világ van születőben. Eltűntek a távolságok, gyökeresen megváltozott a mindennapi életünk. Ezek a világméretű változások hogyan csapódnak le a munkahelyeken és a munkakultúrákban?

– Az újabb és újabb diszruptív technológiák megjelenése átalakítják mindannyiunk életét. Az üzleti életben a multinacionális cégek kora lejárt, a globálisan integrált cégeké a jövő.  Ezek alapján egy cég vezetősége nem feltétlen kell, hogy az adott országban éljen, lehetnek bárhol a világban. A technológia ma már lehetővé teszi, hogy egy együttműködő csapat tagjai fizikailag különböző helyeken legyenek, ily módon létrejönnek a virtuálisan  együtt működő mátrix szervezetek. Egyre gyakoribb jelenség az ügyfélkörünkben, hogy a cégeknél megszűnnek az igazgatói pozíciók, azokat más országban lévő igazgatók veszik át és felügyelik a magyarországi működést is. Ezzel párhuzamosan pedig a megtartott igazgatók már nemcsak helyi, hanem több országra kiterjedt felelősséggel bírnak. Így a munka egyre diverzifikáltabbá, komplexebbé válik. A munkakapcsolatokban megjelennek a kulturális, generációs és szakmai különbözőségek is. Mindezek generálják a virtuális kollaboráció igényét és az ezt kiszolgáló tereket. (Erről bővebben itt olvashatunk.)

– Az egyén, vagyis az individuum szerepe felerősödött, hiszen egyrészt az ember vált a vállalat legfőbb értékévé, másrészt a kreativitás és az egyéni kezdeményezés előtérbe került. Ez hogyan realizálódik az Önök munkájában?

– Az emberi erőforrás mindig is fontos volt, már csak azért is, mert a P&L-ben a legnagyobb tételt teszi ki. Tény és való, hogy egyre összetettebb feladatokat kell megoldanunk, amihez nélkülözhetetlen a kreativitás. Nem véletlen, hogy a megkérdezett CEO-k ma a kreativitást, kezdeményezést tartják a legfontosabb készségnek, hiszen ez az innováció hajtómotorja. A HR témához kapcsolódik másik két nagyon fontos dolog. Az egyik az elköteleződés. A Gallup világméretű felmérése 2013-ban sokkolta a HR szakmát, amiben kimutatták, hogy kevesebb mint 15%-a a munkavállalóknak elkötelezett a munkája, cége iránt. A Steelcase ezt továbbvizsgálva megállapította, hogy a nem megfelelő irodatér vagy annak hiánya (homework, telework…) nagy hatással van a munkája, cége iránti elköteleződésre. A másik ijesztő trend a nagy munkanyomás miatt kialakuló stressz, valamint a mozgáshiányos életvitelből adódó elhízás. Ezek aztán a munkahelyi hiányzásokban és akár a cég teljesítményében mérhetőek. Ennek mérséklésében is nagy szerepe van a fizikális környezetnek. A stratégiai tértervezésünk egyik eleme a „Wellbeing@Work”, ami nem csak a fizikális, de a kognitív és emocionális jólétre is hat.

– Kulcsszavak lettek az együttműködés, az interakció, a csapatmunka, az otthonosság és a mobilitás. Ezek hogyan alakították át a tervezési folyamatot, milyen bútorok vagy alaprajz-típusok kerültek előtérbe?

– A tér tipológiája megváltozott. Ahogy már említettem, régen létszám alapon kellett elhelyezni a munkahelyeket (nyitott terekben és/vagy zárt szobákban), illetve a nem jól használható terekben (kevés természetes fény) 6-10 fő befogadására alkalmas zárt tárgyalók kerültek. Ma sokkal több zónáról beszélünk a megnövekedett interakciók miatt és a „WE” terek, valamint a „Shared” (megosztott) terek aránya növekszik. A stratégiai tértervezés során nagyon fontos feladat a helyes zónák, hangulatok kialakítása, amik figyelembe veszik a cégben zajló tényleges kollaborációkat. A technológiáról, mobilitásról már szót ejtettünk. A bútorok vonatkozásában előtérbe kerülnek a technológiát magukban hordozó megoldások, a virtuális együttműködést és a digitális információk megosztását elősegítendő. (Erről itt olvashatunk bővebben.)

– Mikor jelent meg Magyarországon a nagyterű irodakoncepció, és ez mennyiben változtatta meg az irodaprojekteket?

– Az egyterű koncepció nálunk a 90-es évek közepétől indult el. Ebben az időben az amerikai beruházások voltak a jellemzőek, így a hozzánk érkező amerikai cégek a saját nyitott terű megoldásaikat valósították meg. Érdekes felmérések láttak napvilágot annak kapcsán, hogy a helykihasználás 25-35%-al jobb, valamint az emberek közötti információáramlás 60%-kal javul ezekben a terekben. Akkoriban a panelvázas rendszerek, a 170 cm magas panelek jelölték ki a dedikált munkazónákat. A régi amerikai filmekben láthatunk még ilyen irodákat. Mivel az oda kerülő bútor rendszerek határozták meg a tervezést, ezért abban az időben csökkent  a belsőépítészek szerepe.

– Bár az egyterű iroda trendek hódítanak, mégis a munkát alapvetően meghatározza a megbízó cég alaptevékenysége. Az egyes gazdasági ágazatok képviselői mennyiben igényelnek más fajta kialakítást, és mely szektoroknál mi a fontos?

– A nagyterű irodákat az un. „activity based planning” váltotta fel, azaz a különböző tevékenységekhez különböző tereket alakítunk ki, és az emberek mozognak az elvégzendő tevékenységüknek megfelelően. A különböző ágazatokban tevékenykedő cégek leginkább a kollaboráció fajtáiban különbözhetnek. Vannak cégek, akik fejlesztenek valamit, itt a kreativitás, innováció a meghatározó, másoknál az ügyfeleiknek kell gyors megoldásokat kitalálni, harmadik esetben szolgáltatás folyik. Megint csak utalnék a stratégiai tértervezésre, hiszen ezek a fontos dolgok ekkor kerülnek felmérésre. A különbség a használt technológia, az együttműködés intenzitása, milyensége között van, ennek megfelelően kell a zónákat, tereket kialakítani.

– A nagyterű irodakoncepció meddig „tartja” még magát, hiszen egyre több kritikai hang lát napvilágot, amely a zajra, a személyes tér radikális csökkenésére, az introvertált-extrovertált ellentétre, az egészségügyi kockázatokra, a hatékonyság csökkentésére figyelmeztetnek, és a legkülönbözőbb mélyinterjúkból is sokszor az derül ki, hogy az alkalmazottak egyáltalán nem rajonganak teljes mellszélességgel az open space-ért? Milyen módszerek állnak rendelkezésre, hogy olyan ideális alaprajzot valósítsanak meg, amely biztosítja a fókuszmunka tereit, ugyanakkor a csapatmunkát és támogatja, és a közösségszervező elemeket sem hanyagolja el?

– Ahogy említettem az „activity based planning” a helyes megközelítés. Önmagában csak nagyterű irodát használni butaság. Ha jól át van gondolva és felosztva a tér, akkor a négy fő tevékenységet – koncentrálás, együttműködés, tanulás és szocializálódás -  kell, hogy kiszolgálja. Az „I”, „WE”, „shared” és „owned” terek arányát az adott cégben zajló folyamatok határozzák meg. Mi a stratégiai tértervezésnél az un. „Power of Space” módszert használjuk, ami ezeken felül sok más fontos dolgot is figyelembe vesz pl. a már említett „Wellbein@Work” részt is.

Hozzászólások